Wat fijn dat je er bent! Op deze pagina vind je alle informatie die je nodig hebt om een goed beeld van het evenement te krijgen. Als organisatie van een evenement van deze omvang coördineren we veel betrokkenen: poorthouders, vrijwilligers, ambassadeurs, deelnemers en publiek. Samen zorgen we ervoor dat alles veilig, soepel en prettig verloopt. Door afspraken en regels na te leven, creëren we een omgeving waarin respect centraal staat en ruimte krijgt om te groeien.

TWEE CATEGORIEËN

We hebben het kunstaanbod onderverdeeld in twee categorieën, t.w. de beroepsmatige (voor wie de kunst de primaire bron van inkomen is) en de niet-beroepsmatige kunstenaar (die naast zijn/haar artistieke praktijk een ander beroep uitoefent, zich ontwikkelt richting professionaliteit of op hobbymatige basis actief is). De Poorten draagt beiden een warm hart toe en besteed per editie zorgvuldig aandacht aan een evenwichtige samenstelling.

VOOR WIE?

• Iedereen die voldoet aan de hier gestelde voorwaarden, graag zijn/haar werk wil exposeren tijdens deze kunstroute en meegenomen wil worden in de selectieprocedure.

 

WAAR KUN JE INSCHRIJVEN?

• Inschrijven kan via het inschrijfformulier op deze site. De inschrijfmogelijkheid wordt opengezet vanaf september t/m december voorafgaand aan het expositiejaar.

 

INSCHRIJFGELD

• Bij selectie voor deelname bedraagt het inschrijfgeld € 100,- exclusief btw.
• Na ontvangst van de betaling is je deelname definitief.

 

ANNULERING

• Bij annulering of verhindering, ongeacht de reden, vindt géén restitutie van het inschrijfgeld plaats. 
• In uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan de organisatie een afmelding individueel beoordelen en naar eigen inzicht besluiten van deze regeling af te wijken.

 

SELECTIE KUNSTENAARS

• De selectie van deelnemers vindt plaats op basis van vakmanschap, kwaliteit en authenticiteit van het werk alsook presentatie op social media/website.
• We streven naar afwisseling en een vernieuwend en internationaal aanbod op het gebied van disciplines, niveau en prijssegment, met als doel een onderscheidend en verrassend kunstaanbod.
• Na afloop van de selectieprocedure ontvangt iedere inschrijver per e-mail bericht over de uitslag. Geselecteerde kunstenaars krijgen een verzoek tot betaling van het inschrijfgeld en worden gevraagd toestemming te geven voor toevoeging aan de WhatsApp-groep, zodat verdere informatie eenvoudig gedeeld kan worden.

 

WHATSAPP-GROEP

• In een tijdelijke WhatsApp-groep deelt de organisatie informatie met de  deelnemende kunstenaars. Deelname is op vrijwillige basis. Houd er wel rekening mee dat je zonder deelname mogelijk informele updates, praktische mededelingen en andere aanvullende informatie mist. Uit de evaluatie van 2026 bleek dat 96% van de leden, de whatsapp-groep als een meerwaarde heeft ervaren. De belangrijkste voordelen die werden genoemd zijn efficiëntere communicatie, een grotere betrokkenheid, laagdrempelig en het versterken van de ambassadeursrol.

 

TOEKENNEN POORT

• Op basis van onze jarenlange ervaring en expertise wijzen wij iedere deelnemer een passende Poort en expositieplek toe. Daarbij houden wij waar mogelijk, rekening met de voorkeuren van zowel de exposant als de poorthouder.

• Wanneer meerdere kunstenaars op dezelfde locatie exposeren, zorgen wij voor een zorgvuldige samenstelling van de presentatie. Hierbij letten wij op de aard van de kunstwerken en een evenwichtige verdeling tussen beroepsmatige en niet-beroepsmatige kunstenaars.

• Na de toewijzing ontvang je per e-mail alle informatie over jouw Poort. In deze e-mail vind je onder andere de contactgegevens van de poorthouder, een afbeelding van jouw expositieplek, de specifieke richtlijnen en mogelijkheden van de locatie en de namen van de kunstenaars met wie je deze Poort deelt.

BEZOEK JOUW POORT OP TIJD !

• Wij adviseren je om jouw toegewezen Poort tijdig te bezoeken. Zo krijg je een goed beeld van de locatie, kun je kennismaken met de poorthouder en eventuele praktische zaken vooraf met elkaar afstemmen. Bel of mail met de poorthouder om een afspraak te plannen.

• Mocht de toegewezen expositieplek onverhoopt niet aansluiten bij jouw verwachtingen of voorkeuren, dan kun je dit uiteraard aan ons laten weten. Wij bekijken dan of er mogelijkheden zijn voor een alternatief. Wij vragen echter begrip voor het feit dat wijzigingen vaak lastig te realiseren zijn. Op het moment van toewijzing zijn alle Poorten doorgaans al zorgvuldig ingedeeld. Een aanpassing heeft dan  gevolgen voor meerdere betrokkenen, waaronder poorthouders en mede-exposanten, die hierover geïnformeerd moeten worden. Alsook de introductie op Social Media, de website en het aanpassen van drukwerk. Elke wijziging is  tijdrovend en brengt veel organisatie en afstemming met zich mee. Wij geven geen garantie dat een verplaatsing mogelijk is.

• Uit ervaring weten wij dat eventuele twijfels vooraf vaak verdwijnen zodra de expositie van start gaat. In de praktijk blijkt keer op keer dat iedere locatie zijn eigen charme heeft en dat elke plek uitstekend tot zijn recht komt binnen het geheel van de expositie.

 

DE POORTHOUDERS

• Onze poorthouders zijn stuk voor stuk betrokken, gastvrij en enthousiast, ieder op hun eigen manier. Zij stellen hun huis en tuin met veel zorg en toewijding beschikbaar aan de kunstenaars en hebben vooraf alles in het werk gesteld om de locatie gereed te maken voor de expositie.

• Wij vragen je vriendelijk om de huisregels van de poorthouder te respecteren en de locatie aan het einde van de dag netjes achter te laten.

ETEN & DRINKEN

• Zorg zelf voor voldoende lunch en drinken gedurende de dag. Voor de organisatie is het helaas niet mogelijk hierin te voorzien, mede vanwege de vele verschillende diëten, allergieën en persoonlijke voorkeuren waar rekening mee gehouden zou moeten worden.

• Mocht een poorthouder uit eigen initiatief zorgen voor een extra hapje of drankje, dan is dat een mooie verrassing en zeker een fijne bonus.

• Op sommige locaties zijn tevens eet- en drinkgelegenheden binnen loopafstand.

INRICHTEN EXPOSITIE

• In overleg met de poorthouder kun je jouw kunstwerken in de dagen voorafgaand aan de expositie alvast naar de Poort brengen en de inrichting voorbereiden. 
• Op Pinkstermaandag dient jouw expositie uiterlijk om 09.00 uur volledig gereed te zijn voor ontvangst van de bezoekers.
• Kies je ervoor om de expositie op de dag zelf op te bouwen, zorg er dan voor dat jouw voertuig vóór 09.00 uur is geparkeerd op P1 of P2 buiten het dorp, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt met de poorthouder. Vanaf 09.00 uur worden de straten afgesloten om de veiligheid van bezoekers te waarborgen.

 

HET GEVOEL!

• Wij vragen je om te zorgen voor een professionele en verzorgde presentatie van jouw werk.

• Benoem je prijzen duidelijk op een overzichtelijke prijslijst (A4-formaat). Losse prijskaartjes bij de kunstwerken passen niet binnen de uitstraling die wij willen neerzetten! Bovendien doet een getoonde prijs afbreuk aan de foto’s van kunstwerken die door onze professionele fotografen worden gemaakt.

• Plaats een krukje of stoel niet direct bij de ingang van je expositie, maar iets meer uit het zicht, zodat de entree rustig en uitnodigend blijft.

• Voor 3D-werken vragen wij om gebruik te maken van expositie-zuilen in plaats van tafels, zodat de presentatie optimaal tot zijn recht komt.

• Houd de presentatie zo rustig mogelijk en toon uitsluitend de kunstwerken zelf; overige materialen, elementen of versiersels leiden af van waar het om draait: de kunst.

• Samen zorgen we voor de juiste sfeer en uitstraling van De Poorten. We rekenen op jou als ambassadeur van het evenement, zodat bezoekers een inspirerende en eenduidige ervaring hebben en met een goed gevoel weer naar huis gaan.

ENTREE PARTNER

• Partners van exposerende deelnemers, die samen met de exposant vóór 09.00 uur op het terrein aanwezig zijn, hebben gratis toegang binnen.
• Bij het tussentijds verlaten van het evenemententerrein vervalt de toegang. Bij terugkomst dient dus alsnog een entree-ticket te worden gekocht. Er zijn meerdere dienstwisselingen bij de ingangen en medewerkers heten duizenden bezoekers welkom gedurende de dag. Het is onmogelijk om te registreren wie er al eerder binnen was.

 

EINDE DAG? EEN BORREL!

• Na afloop van de expositie vragen wij je alle kunstwerken, materialen en overige persoonlijke eigendommen weer mee naar huis te nemen en de locatie netjes achter te laten.
• Vanaf 17.00 uur is het mogelijk om je voertuig op te halen om in te laden. Om veiligheidsredenen is het niet toegestaan om vóór 17.00 uur met auto's het evenemententerrein op te rijden. Wij verzoeken je vriendelijk hiermee rekening te houden en de aanwijzingen van onze verkeersregelaars op te volgen.

• Aansluitend is er gelegenheid voor een gezellige borrel om samen de dag op een mooie manier af te sluiten. We nodigen je van harte uit om met andere deelnemers, poorthouders en betrokkenen nog even samen te komen in DE PUTHOF (Poort 1). Gezellig napraten en genieten van een welverdiend moment van ontspanning. Onder het genot van een drankje is er ruimte om ervaringen uit te wisselen, nieuwe contacten te leggen en samen terug te blikken op de dag. Deze informele afsluiting is een belangrijk en plezierig onderdeel van het evenement, waarin ontmoeting en verbinding centraal staan. We hopen dan ook dat je hierbij aanwezig kunt zijn.

HET WEER

• We hebben alle randvoorwaarden voor de organisatie zorgvuldig ingevuld. Het weer blijft echter iets dat buiten onze invloed ligt. Traditiegetrouw brengen we enkele weken voorafgaand aan de expositie een bezoek aan de Priorij Regina Pacis in Valkenburg, waarbij we een geschenk meenemen voor de Benedictinessen, de contemplatieve Dienaressen van de Heer (ook wel bekend als de Blauwe Zusters). In ruil voor deze pelgrimswandeling wordt er door de zusters gebeden voor mooi weer op Pinkstermaandag. Tot nu toe blijkt dit een beproefde en waardevolle traditie.
• Mocht het onverhoopt toch slecht weer zijn, dan schakelen we over op het slechtweerscenario. Bij regen laten we ons niet uit het veld slaan en maken we er samen het beste van, desnoods met een glimlach en een dansje in de regen.